TIM CMS
TIM CMS ist ein ganzheitliches XML-Redaktions- und Contentmanagementsystem, das Sie in allen Unternehmensbereichen unterstützt. Durch Prozessverbesserungen und eine sehr effiziente Arbeitsweise lässt sich die Erstellung Ihrer technischen Dokumentation mithilfe von TIM CMS stark vereinfachen. Die Vorteile liegen auf der Hand.
Hier verwalten Sie sowohl Projekte, Dokumente, Module und Grafiken als auch Publikationen und Fremddokumente. Sie behalten jederzeit entspannt den Überblick über Versionen, Status und Änderungsverfolgung Ihrer Objekte. Das Check-in und Check-out-Prinzip ermöglicht die Arbeit mehrerer Kollegen an einem Dokument. Aufgrund der sehr effizienten Suchfunktionen und der eleganten Navigation finden Sie in Ihren Projekten - auch bei großen Datenmengen - in Zukunft leicht und schnell, was Sie suchen.
Vom System erzeugte oder manuell zugewiesene Metadaten ermöglichen es Ihnen, sehr schnell mit der Erfassung und Publikation Ihrer Dokumente zu beginnen. Bei der Suche nach bereits hinterlegten Texten stehen Ihnen die Metadaten als Suchkriterien zur Verfügung
Bei der Suche nach dem jeweils richtigen und bereits vorhandenen Text oder der benötigten Grafik unterstützt TIM CMS Sie mit einem sehr ausgefeilten Suchkonzept.
Jedes Objekt erhält Metadaten zur Klassifizierung in TIM. Diese können z.B. Produktkategorien, Titel, Status etc. sein. Für die Suche nach einem Objekt geben Sie in die Suchmaske eine oder mehrere der Metadaten ein, in einer Trefferliste werden Ihnen die dazu passenden Objekte aufgeführt.
Besonders komfortabel ist die Suche über QuickSearch: Sie geben einen Suchbegriff oder auch mehrere Stichworte ein, die dazu passenden Objekte werden in einer Trefferliste angezeigt und nach Anzahl der übereinstimmenden Stichworte sortiert aufgelistet. Diese Funktion durchsucht die Inhalte der gespeicherten Module und zeigt die in den Modulen gefundenen Begriffe in einer HTML-Vorschau farbig an. Sie ist vergleichbar mit der Funktionalität von Internet-Suchmaschinen.
In der Statusverwaltung erhalten Sie einen schnellen Einblick in den jeweiligen Zustand eines konkreten Objektes. Ob es in Bearbeitung, in Prüfung, in Änderung, in Übersetzung, aktuell, veraltet, oder gesperrt ist, wird Ihnen hier farbig dargestellt. Sie haben außerdem die Möglichkeit abzufragen, in welchen Dokumenten bestimmte Inhalte eingearbeitet sind. So behalten Sie immer den kompletten Überblick über sämtliche Objekte auf Dokumentenebene.
Die Technische Dokumentation unterliegt zahlreichen verbindlichen Normen und Gesetzen. Für die fachgerechte Erstellung Ihrer Dokumentation finden Sie in TIM eine Vielzahl von zuverlässigen Features, die dafür sorgen, dass Sie auf der sicheren Seite sind.
Mit TIM erstellen Sie Ihre Technische Dokumentation normengerecht und rechtssicher, folgende Richtlinien liegen dem System zugrunde:
- Maschinenrichtlinie 2006/42/EG
- IEC/ISO 82079-1
- ANSI Z535.6
- VDI 4500
- ISO 3864-2
- DIN-Fachbericht 146
- DIN EN ISO 14121-1 bzw. 12100
Somit erfüllt TIM die Regelungen der Maschinen- und Anlagenbaubranche, weitere Branchen wie die Medizintechnik, Pharmazeutische Industrie, Luft- und Raumfahrt, Verteidigungsindustrie und Bahnindustrie werden ebenfalls durch z.B. FDA-auditierte Prozesse unterstützt. Durch die flexible Konfigurierbarkeit können Sie neben den erforderlichen Normen auch Ihre Unternehmensrichtlinien mit TIM ganz einfach erfüllen und umsetzen.
Sie erstellen eine Dokumentation für ein Produkt mit mehreren Produktvarianten. Alle Varianten, auch Gültigkeiten genannt, werden in einem Masterdokument dokumentiert, so dass Sie bei der Publikation durch Filtern ganz einfach ein Variantendokument erstellen können. So vermeiden Sie z.B. die unnötige Erstellung von mehreren Dokumenten für verschiedene Varianten.
Eine immer stärker wachsende Anforderung an die Technische Dokumentation entsteht durch die immer größer werdende Vielfalt der produzierten Produktvarianten und dem Anspruch, dies in einem Variantendokument wiederzufinden.
Ganz einfach in TIM: Sie dokumentieren alle Varianten in einem Masterdokument. Bei der Publikation filtern Sie sich im Masterdokument die gewünschte Variante und erstellen ganz einfach Ihr Variantendokument. Durch die Abbildung von mehreren Varianten in nur einem Masterdokument reduzieren Sie so die Anzahl Ihrer Dokumente.
Produkte, die sich nur in Details unterscheiden, wie z.B. im Produktnamen, technischen Daten etc., werden über das Variablenmanagement organisiert. Spezielle Elemente stehen Ihnen als Platzhalter zur Verfügung, bei der Publikation werden automatisch die Module mit der jeweiligen Variablendefinition eingefügt. So gewinnen Sie eine bessere Wiederverwendbarkeit Ihrer Module, Sie haben keine Module mehr, die sich z.B. lediglich im Produktnamen unterscheiden.
Eine weitere wichtige Unterscheidung besteht in den Ländervarianten. Sie können Dokumente, Module und Grafiken in TIM für bestimmte Märkte auszeichnen. Durch eine Gültigkeitsprüfung gewährleistet TIM, dass eine länderspezifische Dokumentation nur die passenden Objekte enthält.
TIM steuert den gesamten Übersetzungsprozess bis zur automatischen Auftragsgenerierung für Sie. Das System stellt automatisch alle erforderlichen Daten zusammen. So werden nur Module übersetzt, die in der aktuell geforderten Fremdsprache noch nicht vorliegen. Ein Report liefert Ihnen Grundlagen für Ihre Kalkulation. Die exportierten Daten liegen im XML-Format vor und können so mit jedem beliebigen Übersetzungssystem weiter bearbeitet werden.
Die Übersetzungen für die Objekttypen Module, Grafiken, Terme und Fremddokumente werden in TIM in Form von Sprachvarianten organisiert. Benötigen Sie ein Objekt in verschiedenen Dokumenten, so stehen auch immer seine Sprachvarianten zur Verfügung. Ihre Kostenersparnis wird also größer, je öfter Sie Ihre Objekte wiederverwenden.
Ihre Dokumente sind eine Zusammenstellung von Referenzen, bei der Publikation wählen Sie Ihre gewünschte Zielsprache und TIM publiziert automatisch die Sprachvariante der Objekte.
Neben einer Vorübersetzung, einem Übersetzungsexport, dem Inhalt des Übersetzungspakets und der Qualitätskontrolle beim Übersetzungsexport steht Ihnen ein umfassendes Reporting zur Verfügung, welches Ihnen Aufschluss über die Anzahl der Sprachvarianten gibt, die bereits existieren oder noch übersetzt werden müssen. Zusätzlich erhalten sie Informationen über vorhandene oder fehlende Sprachvarianten und eine Übersetzungsstatistik für jedes Projekt.
TIM unterstützt alle Translation Management Systeme, die mit XML-Daten arbeiten können.
Durch integrierte XML-Editoren erfassen Sie Informationen einfach und strukturiert in Form von Modulen. Die Inhalte werden auf Rechtschreibung und Terminologie überprüft. Aus den Textmodulen, Grafiken oder Fremddokumenten erstellen Sie mit dem Struktur-Editor Ihre Dokumentation ganz einfach per Drag & Drop zusammen. Farben in der Dokumentenstruktur zeigen Ihnen den jeweiligen Status der Objekte an, so dass Sie immer einen Überblick haben.
Textmodule werden im integrierten Editor erstellt, mit Metadaten versehen und im Informationspool gespeichert. Sie können außerdem Grafiken und Lieferantendokumentation in TIM importieren und ebenfalls mit Metadaten versehen. Die mit Metadaten versehenen Objekte finden Sie nun ganz leicht über die Metadatensuche zur Wiederverwendung. Per Drag & Drop fügen Sie die benötigten Objekte in Ihre Dokumentenstruktur ein.
Beim strukturierten Erfassen erstellen Sie Ihre Inhalte anhand eines XML-Schemas, die Formatierung übernimmt der Editor. Damit haben Sie keinen zusätzlichen Aufwand und können sich voll auf die Erstellung der Inhalte konzentrieren. Zudem gewährleistet Ihnen die Konsistenz einen hohen Grad an Wiederverwendung und spart Ihnen damit viel Zeit und Kosten.
Beim Erstellen neuer Inhalte erhalten Sie Vorschläge aus der bestehenden Satzdatenbank, z.B. wie Ihr angefangener Satz enden könnte. Das ermöglicht Ihnen nicht nur komfortabel einen einheitlichen Schreibstil, sondern spart auch viel Zeit und Kosten.
Wenn Sie freigegebene Objekte überarbeiten möchten, legen Sie einfach eine neue Version an. Diese neue Version sowie alle Vorgängerversionen stehen Ihnen aber weiterhin zur Verfügung und können in Dokumenten verwendet werden. Für den Abgleich von zwei Versionen oder auch kompletten Dokumenten steht Ihnen eine Vergleichsfunktion zur Verfügung. Sie legt beide Module bzw. Dokumente einfach nebeneinander - die Unterschiede zwischen den Versionen sind gut sichtbar in Farbe hervorgehoben.
Sie können Prüfprozesse auf Modul-Ebene oder auf Dokumenten-Ebene durchführen. Die zu prüfenden Module sind durch Farbmarkierungen leicht zu erkennen. Der Lektor öffnet das Dokument, ergänzt seine Kommentare und lädt das Ergebnis wieder hoch. Der Redakteur erhält eine Benachrichtigung, korrigiert das Dokument und gibt es wieder frei.
Entsprechend der Nachweispflicht nach den Regeln der Maschinenrichtlinie können die freigegebenen Bearbeitungsstände jederzeit wieder hergestellt werden.
Der Freigabeprozess verläuft in zwei Stufen, in der ersten Stufe erfolgt eine Freigabe zum Korrekturlesen, die zweite Stufe ist die endgültige Freigabe des Dokumentes oder Moduls.
Die integrierte Statusverwaltung in TIM zeigt Ihnen den aktuellen Status des jeweiligen Objektes, so haben Sie einen Überblick, ob das Objekt in Bearbeitung, in Prüfung, aktuell oder in Änderung ist. Soll ein freigegebenes Objekt vom Technischen Redakteur überarbeitet werden, so muss eine neue Version angelegt werden, die alten Versionen stehen Ihnen jedoch jederzeit zur Verfügung.
Neben einer ausgefeilten Statusverwaltung und einem klaren Änderungswesen verfügt TIM über einige Prüffunktionen, die Ihnen Rückmeldung über die Qualität der Inhalte geben: Querverweise, Gültigkeiten und Status sind so bereits im Lauf der redaktionellen Bearbeitung überprüfbar.
In der Benutzerverwaltung von TIM definieren Sie die Berechtigungen der einzelnen Anwender. Dies können Gruppenberechtigungen, standort- oder abteilungsbezogene Berechtigungen sein.
Sie publizieren die erstellte Dokumentation aus nur einer Datenquelle in Ihr gewähltes Ausgabeformat. Ob PDF, HTML, WebApp, ePub, Word, Pure XML, FrameMaker, lnDesign, PowerPoint oder andere - Sie haben die Wahl. Multilinguale Publikationen erzeugen Sie ganz einfach auf Knopfdruck. Einfacher geht es nicht.