TIM CMS

TIM CMSはあらゆる企業に対応した総合的なXML編集かつコンテンツ管理システムです。処理向上と極めて効率的な作業方式により、TIM CMSを使用した技術文書の作成は大幅に簡素化され、そのメリットは絶大です。

ここではプロジェクト、文書、モジュール、グラフィック、さらに出版物や外部文書も管理できます。お客様は対象製品のバージョン、状態、変更追跡の概要をいつでも見ることができます。チェックインおよびチェックアウト機能により、1つの文書に対して複数の人間が同時に作業可能です。効率の高い検索機能とスマートなナビゲーション表示によって、プロジェクトで探すものがすぐに見つかり、プロジェクトの進行に伴ってデータ量が増えても簡単に検索できます。

システム生成のメタデータまたは手動で割り当てたメタデータを使用すると、文書の入力と発行をすぐに開始できます。そのメタデータは以前に入力したテキストを検索するときに、検索条件として使用できます。

TIM CMSが提供する非常に洗練された検索コンセプトにより、目的の既存テキストや必要なグラフィックの検索も容易です。

各オブジェクトにはTIM内での分類用にメタデータが割り当てられます。例えば、製品カテゴリー、名称、ステータスなどがあります。  オブジェクトを検索するには、検索フィールドに1つ以上のメタデータを入力します。すると、一致したオブジェクトがヒットリストに一覧表示されます。

特に便利なのは、QuickSearchを使用した検索です。検索語やいくつかのキーワードを入力すると、一致するオブジェクトがヒットリストに表示され、一致したキーワード数で並べ替えられます。この機能は保存されているモジュールの内容を検索し、モジュール内に見つかった言葉をHTMLプレビューでカラー表示します。これは、インターネットの検索エンジンの機能に匹敵する性能です。

ステータス管理機能は特定のオブジェクトのステータスの概要を素早く表示してくれます。処理中、レビュー中、変更中、翻訳中、最新、旧版、ブロックなどのステータスがここにカラー表示されます。特定のコンテンツがどの文書に含まれているかを照会することもできます。こうして、文書レベルですべてのオブジェクトの概要を常に漏れなく把握できます。

技術文書には、法的な拘束力をもつ数多くの規格や法律が適用されます。TIMはお客様のスムーズな文書作成を助け、信頼性の高い各種機能を提供し、お客様のデータを保護します。

TIMを使えば、お客様の技術文書は常に標準と法規制に準拠して作成されます。システムは次の指令に準拠しています。

  • 機械指令2006/42/EG
  • IEC/ISO 82079-1
  • ANSI Z535.6
  • VDI 4500
  • ISO 3864-2
  • DIN技術報告146
  • DIN EN ISO 14121-1 および 12100

このようにTIMは機械およびプラントエンジニアリング業界の法規制に適合しています。医療技術、製薬業、航空宇宙産業、軍需産業、鉄道産業などの他の部門も、FDAにより監査されたプロセスなどによってサポートされています。その柔軟な構成オプションにより、TIMでは必須の規格のほかにお客様の社内ガイドラインの要件も確実に充足し、実装することが可能です。

1つの製品にいくつもの製品モデルがあるとき、通常はそれぞれについて文書を作成しなければなりません。TIMではすべてのモデル(型式)は1つのマスター文書の中で作成されます。このため、発行時にフィルターを使って簡単に別モデルの文書を作成できます。このようにして、異なるモデルについて複数の文書を作成するという不要な仕事を避けることができます。 

昨今のように生産される製品モデルの多様化がいっそう進むと、そうしたモデルごとの文書もまた必要になるため、技術文書への要求は一層高まっています。

そのような要請に対するソリューションがTIMです。すべてのモデルを1つのマスター文書で作成します。発行時にマスター文書内の必要なモデルをフィルターにかけるだけで、そのモデルの文書を作成できます。1つのマスター文書で複数のモデルを再作成するので、文書の数が減ります。

製品名や技術データなど、細かい部分だけが異なる各製品は、変数管理によって編成されます。特殊な要素はプレースホルダーとして使用され、発行時にそれぞれの変数定義によって各モジュールに自動的に挿入されます。このようにしてモジュールを効率的に再利用でき、例えば製品名だけが違う複数のモジュールを設計する必要はありません。

注目すべきもう一つの特長は「国別モデル」です。TIMでは、文書、モジュール、グラフィックを市場ごとに識別できます。TIMは有効性検査を行い、一致するオブジェクトだけが国固有の文書に含まれていることを確認します。

TIMがお客様に代わって、オーダーの自動生成に至るまでの一切の翻訳プロセスを管理します。システムは必要な全データを自動的に収集します。現在必要な言語でまだ利用できないモジュールだけが翻訳されます。レポートは基本となる計算を提出します。エクスポートされるデータはXML形式で使用できるので、他の翻訳システムで続けて処理できます。

オブジェクトタイプのモジュール、グラフィック、用語、および外部文書の翻訳は、言語バージョンの形でTIMで整理されます。あるオブジェクトが様々な文書で必要な場合は、その言語バージョンも常に使用できます。オブジェクトの再利用に伴い、コスト削減効果も高まります。

文書は参照を編集したものです。発行時に希望する対象言語を選択すると、TIMはそのオブジェクトの言語バージョンを自動的に発行します。

事前翻訳、翻訳のエクスポート、翻訳パッケージの内容、および翻訳エクスポート時の品質管理に加え、総合的なレポート機能が利用できます。これによって、既に存在している言語バージョンや翻訳が必要な言語バージョンの数に関する情報を得ることができます。さらに、既存の言語版や不足している言語、および各プロジェクトの翻訳統計に関する情報も取得できます。

TIMはXMLデータを操作できるすべての翻訳管理システムに対応しています。

組み込みのXMLエディターによって、シンプルで構造化された方法を使い、モジュールの形で情報を収集できます。コンテンツのスペルチェックと用語校閲が行われます。テキスト・モジュール、グラフィック、外部文書から、構造エディターを使ってドラッグ&ドロップで簡単に文書をコンパイルできます。文書構造の色は、オブジェクトのステータスごとに文書構造が色分けされているので、常に概要を把握することができます。

テキスト・モジュールは組み込みのエディターで作成され、メタデータと共に準備され、情報プールに保存されます。また、グラフィックとサプライヤの文書をTIMにインポートし、これにメタデータを付けることもできます。メタデータが付加されたオブジェクトを簡単に見つけ、メタデータ検索を通じて再利用できます。必要なオブジェクトをドラッグ&ドロップ操作で文書構造に挿入できます。

ユーザーはこの構造取得処理時に、XMLスキーマを使用してコンテンツを作成します。フォーマットはエディターによって検証されます。ユーザーは無駄な労力を費やすことなく、コンテンツの作成に専念できます。このような構造の一貫性により再利用度が高まり、時間とコストが大幅に削減されます。

新しいコンテンツを作成するときに、ユーザーは既存のレコードデータベースから推奨用語を取得します。例えば、文章の終わりをどう処理するかなどの推奨事項があります。これによって、均一なライティングスタイルを簡単に達成できるばかりではなく、時間とコストが大幅に削減されます。

リリース済みのオブジェクトを修正する場合は、単純に新しいバージョンを作成します。ただし、この新しいバージョンと過去のすべてのバージョンは引き続き使用可能で、文書で使用できます。ユーザーは比較機能によって、2つのバージョンまたは全文書を比較できます。この機能では単純に2つのモジュールまたは文章を並列して違いをカラー表示するので、バージョンによる違いを簡単に見分けることができます。

レビュー処理はモジュールレベル、または文書レベルで実行できます。色別になっているので、レビュー対象となっているモジュールは容易に区別できます。。レビューアーは文書を開き、コメントを追加し、結果をアップロードします。編集者は通知を受け取り、文書を修正し、もう一度それをリリースします。

EUの機械指令の規制に定められているプルーフ提供の義務に従って、リリース済みの編集ステータスはいつでも復元できます。

リリース処理は2段階から成ります。最初の段階で、プルーフリーディングのためにリリースが発行されるのに対し、2番目の段階では文書またはモジュールの最終リリースが発行されます。

TIMに組み込まれたステータス管理機能は、それぞれのオブジェクトの最新のステータスを示すので、そのオブジェクトが処理中/レビュー中/最新/変更中のいずれであるかの概要を把握できます。リリース済みオブジェクトがテクニカルライターによって修正されると、新しいバージョンを作成する必要がありますが、古いバージョンも引き続きいつでも使用可能です

高度なステータス管理と明瞭な変更プロセスに加え、TIMには多くのレビュー機能があり、コンテンツの品質に関するフィードバックが得られます。クロス参照、有効性、およびステータスは編集中でもチェックできます。

TIMのユーザー管理では、各ユーザーの権限を定義できます。グループ権限、ロケーションに基づく権限、あるいは部署固有の権限などを設定可能です。

 

作成した文書は、ユーザーが選択した出力形式で1つのデータソースから発行されます。PDF、HTML、WebApp、ePub、Word、pureXML、FrameMaker、lnDesign、PowerPoint、あるいはその他の形式など、ユーザーが好きなフォーマットを自由に選択できます。また、多言語版もワンクリックで簡単に生成でき、その操作は至ってシンプルです。